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私のOmniFocus2 for Macの使い方!GTDの基本に忠実に!

      2015/12/23

みなさんはタスク管理をどのような形で行われているでしょうか?
私は数ある中でもOmniFocusを使っています。
最初のうちは使い慣れるまでに時間がかかりましたが、一度慣れてしまうとこのOmniFocus無しでは生きていけなくなるほどとなりました!
アプリはMac版、iPhone版、iPad版とリリースされています。

OmniFocus 2
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カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,800(記事公開時)

OmniFocus 2 for iPhone
App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥2,400(記事公開時)

OmniFocus 2
App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,800(記事公開時)

本当に素晴らしいアプリなのですが、上でも書いたようにいかんせんとっつきにくいため、十分に機能を使いこなせている人は少ないんじゃないかなと思っています。
なので今回は私がどのようにOmniFocusを使っているのかをご紹介したいと思います。

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OmniFocusはGTD(Getting Things Done)ツール

OmniFocusはGTDツールです。
以下はWikipediaからの抜粋です。

GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とは個人用のワークフローの管理手法である。デビッド・アレン(David Allen)が同名の書籍『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(原題: Getting Things Done、2002年)の中で提唱する。ハッカー文化の一つで、LifeHack(ライフハック)の中でも代表的なものである。

簡単にいうとちょっと上級者がやるタスク管理と言ったところでしょうか。
頭の中にあるやらなければいけない情報(仕事もプライベートも含めて全部)を頭の中から取り出し、OmniFocusに入れて管理するというものです。
私はOmniFocusというアプリを使ってGTDを実践していますが、OmniFocus以外にもGTDを実践することが出来るアプリはいくつかあります。
極論から言えば紙と鉛筆とフォルダをいくつか買えばそれでもGTDを実践することは可能です。

要はGTDで重要なのは頭の中にある情報をどれだけ整理して外に出せるかということです。
頭の中にはたくさんの情報を入れることが出来ますが、必要な時に必要な情報を引き出すのは難しいものです。
それを変わりにやってもらおうというのがGTDの基本的な考え方です。

GTDの生みの親であるDavid Allenのサイトを見るとGTDは以下のようにイメージ化されています。

ちなみに私は本も購入してGTDの基本を学習しました。

私は両方の本を購入しましたが、GTDとはどんなものか知るためであればはじめての〜の方を購入すれば十分かなと思います。

OmniFocus2 for Macの使い方

それでは具体的にOmnifocus for Macの使い方を見て行きましょう。
ちなみにこのアプリは使い方が個人によってかなり異なると思いますので、一つの使い方の参考にしていただければと思います。

① 頭の中にあるものをinboxに入れる

OmniFocus2を起動した時に出るこの画面

これがinbox(インボックス)です。
一番最初にここのinboxに自分の頭の中にあるやらなければいけない事や気になっている事、自分が目指したい事すべてを書き出します。

画面左上にある「新規アクション」というところを押すとinboxに項目を追加することが出来ます。
ここではとりあえず例として「将来お金に困らないようにする」という項目を追加しました。
inboxに追加すべき項目は上にも書きましたが以下のモノです。

  • やらなければいけない事
    • 例:名刺を整理する、家計簿の予算を考える、加入する保険を検討する、部屋を片付ける 等
  • 気になっている事(近い将来にやりたいことや機会があったら試してみたいこと)
    • 例:世界一周旅行に行きたい、日本中の競馬場周りをしたい、iPhoneアプリを開発したい 等
  • 自分が目指したい事(将来自分がなりたい姿)
    • 例:将来お金に困らないようにする、40歳までに起業する、1億円貯めて田舎に引っ越す 等

です。他にも気になることがあればなんでも追加しちゃいましょう。
書き出す項目の粗さが異なっていても問題ありませんし、少しぐらい中身が被っていても全く構いません。
ここで重要なのは頭の中にあるものをすべてOmniFocusに書き出すことです。

ちなみに私は週末の2日間かけて100個以上の項目を書き出しました。
GTDで最も重要なプロセスなのでここは時間をかけて丁寧に行うようにしましょう。

② プロジェクトとコンテキストの設定を行う

次に書きだしたinboxの中身を整理する箱を作ります。
まずはプロジェクトの設定から

プロジェクトの中の項目は以下の様に設定します。

  1. Actionable
    1. My Desired Outcome
    2. The Next Action
  2. It’s not Actionable
    1. It’s Meaningless
    2. It’s to Hold On, Until a Later Time
    3. It’s Reference
  3. その他

プロジェクトの設定は以上です。
続いてコンテキストの設定を以下のように行います。

  1. Outcomes
    1. Purpose / Principles – 5000m (Annualy)
    2. Vision – 4000m (Annualy)
    3. Goals / Objectives – 3000m (Quarterly)
    4. Areas of Focus – 2000m (Monthly)
    5. Projects – 1000m (Weekly)
    6. Wainting on from others
  2. Actions – Run away (Daily)
    1. Calendar
      1. Time-specific actions
      2. Day-specific actions
      3. Day-specific information
    2. As soon as possible, by context
      1. Calls
      2. MacBook / iPhone / Computer
      3. Office
      4. Nomad
      5. Home
      6. Anywhere
      7. Errands
      8. Agendas
    3. Waiting on from others
  3. Incubating
    1. Someday / Maybe Ideas
    2. Calendared later starts
  4. Reference
    1. General
    2. Specialized
  5. Support
    1. Plan
    2. Project / Client collateral materials

ステップ①で行った頭の中をOmniFocusのinboxに書き出すのも一つの重要な作業ですが、このプロジェクトとコンテキストをどのように設定するのかも今後GTDを続けて行く上で非常に重要になります。
上の例はGTDの生みの親であるDavid Allenの本に書かれているもの(ほとんど)そのままです。
最初は自分の使いやすいようにプロジェクトやコンテキストを設定して使っていても結局この分類の仕方が最も使いやすいかなと私は思っています。

③ ①で書きだしたinboxの中身を整理する

inboxの項目を入れる箱(プロジェクト、コンテキスト)を作成したので、これからはinboxの中身を整理していきましょう。
私の場合は以下のフローでinboxの中身を整理しています。

  • inboxの項目を具体的なアクションとなぜそれを行うのかの2つに分類する。
    • 例えば上で挙げた「将来お金に困らないようにする」であれば、具体的なアクションを「副業を探す」にしてなぜそれを行うかはもともとの項目の「将来お金に困らないようにする」となります。もし具体的なアクションが思い浮かばなければ「将来お金に困らないようにするためにはどうしたらいいか考える」みたいなもので良いです。
    • 基本的にinboxで書きだした項目は「具体的なアクション」もしくは「なぜそれを行うか」のどちらかだと思います。足りない方を補完するように項目を追加しましょう。
  • 「なぜそれを行うか」をOutcomeのいずれかに分類し、「具体的なアクション」をそれ以外のいずれかに分類する。
    • 「将来お金に困らないようにする」であれば人生の目標としてPurpose / Principles – 5000m (Annualy)に分類し、「副業を探す」に関してはActions – Run away (Daily)のAs soon as possible, by contextのMacBook / iPhone / Computerに分類します。イメージとしては将来お金に困らないようにするために副業をMacBookやiPhoneで探すという感じです。
  • CalendarやReferenceに分類されるものは別で管理する。Calendarはそのままgoogleカレンダーに書き込んで、ReferenceはEvernoteにメモをいれるようにしています。

④ レビュー機能を活用する

頭の中に入っていた様々な情報をOmniFocusに管理させるだけで満足してしまっては元も子もないので、レビュー機能を活用します。
レビュー機能は各項目にどういうものが入っていたか確認する作業で、一定の頻度で見返すことで何をしなければいけなかったのかを思い出すことが出来ます。
私の場合、Outcomesは1週間に一度、それ以外は毎朝レビューをして自分がやらなければいけないことをレビューするようにしています。

終わりに

ここまでがOmniFocusを活用したGTDの基本です。
アプリ自体は設定でもう少し使いやすくなりますが、とりあえずは上の4ステップを繰り返して不便に感じた所に感じてカスタマイズするのが良いと思います。

一度使うと手放せなくなるOmniFocus、非常にオススメのMacアプリです!

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